Business Case

Comparar projetos de natureza diferente pode ser uma tarefa difícil. Como podemos comparar os projetos do departamento de Finanças com os projetos de outros departamentos, como Vendas, RH ou TI? Todos os projetos devem criar algum benefício para a organização, mas não é fácil saber quais são os projetos mais importantes, que proporcionam maior valor e que estão melhor alinhados com os objetivos e metas estratégicas da organização.

O Business Case descreve as razões e justificação que sustentam o projeto e como este se alinha com os objetivos e estratégia da organização.

Uma das maneiras que podemos usar para realizar uma comparação entre projetos é implementar uma norma que estabelece que cada projeto deve ter um documento padrão que o descreve e justifica. Este documento é denominado Business Case. O Business Case descreve a justificação e as razões que sustentam o projeto e como este se alinha com os objetivos e estratégia da organização. Esta fundamentação deve ser baseada em estimativas de custos e prazos, bem como na identificação dos riscos envolvidos na obtenção dos benefícios futuros.

A estrutura do Business Case

O Business Case deverá conter no mínimo a seguinte informação:

Nome e descrição do projeto. Uma breve descrição do que se propõe realizar com o projeto. Deve proporcionar a informação suficiente para que o leitor entenda o trabalho que irá ser realizado.

Categoria. Pode ser necessário classificar os projetos em categorias que sejam de interesse para a organização, nomeadamente para a gestão de portfólio de projetos. Por exemplo, pode especificar se o projeto é interno ou externo, de risco alto ou baixo, suporta o negócio atual ou ajuda ao crescimento de novos negócios, etc.

Pressupostos. Circunstâncias ou eventos que devem ocorrer para que o projeto tenha sucesso e que estão fora do controlo da equipa do projeto. Para fins de planeamento e definição do projeto, o Business Case “supõe” que certas circunstâncias ou eventos são verdadeiros, mas normalmente existe alguma incerteza associada a eles. Os pressupostos podem ser vistos como riscos baixos.

Riscos. Circunstâncias ou acontecimentos internos ou externos que poderão ser um obstáculo importante ao êxito do projeto e que estão fora do controlo da equipa do projeto. Os riscos têm uma probabilidade de ocorrer, mas não há garantia que ocorram. Irá necessitar de uma lista dos principais riscos do projeto, assim como algumas ideias de como irá responder à ocorrência destes riscos. É importante reconhecer os riscos cedo para que possam ser geridos eficazmente.

Estimativa dos benefícios do projeto. Os benefícios resultantes do projeto devem ser definidos com precisão. Poderá determinar quais os benefícios tangíveis e intangíveis em termos de, por exemplo, melhoria de processos, novos produtos e mercados, aumento de receitas, redução de custos, maior satisfação do cliente, etc. Se o resultado consiste no aumento de capacidades internas, o benefício pode ser indireto. Em todos os casos, o objetivo é quantificar a maior parte dos benefícios resultantes do projeto.

Custo estimado. Indicar uma estimativa o mais detalhada possível dos custos do projeto. A sua organização pode estabelecer um standard para o nível de precisão exigido, por exemplo, de –10% a +35%. É difícil e talvez improvável ​​alcançar um elevado grau de precisão nesta fase, por exemplo +/–5%. Na maioria dos casos, não terá os elementos necessários para o conseguir. É até possível que o início do projeto esteja a muitos meses de distância, o que dificultará o trabalho.

Modelo Financeiro. A sua organização pode usar um ou mais modelos financeiros para a comparação de projetos (ROI, EVA, etc.). Pode aplicar mais de um modelo financeiro para o projeto, mas deve garantir que eles são consistentes para todos os Business Cases, de modo que a informação seja comparável entre os vários projetos.

Alinhamento. Especifique como este projeto contribui e se alinha com as metas, objetivos e estratégias da organização. O alinhamento é muito importante, por isso deve ser tão detalhado quanto possível ao descrever como o projeto está alinhado com o negócio. A sua empresa pode propor alguma matriz ou modelo comum de classificação para o alinhamento com o propósito de facilitar a comparação de projetos.

Este documento é a base para a análise, atribuição de prioridades, aprovação e financiamento de projetos.

O projeto é realmente necessário? Indique se achar que o projeto é necessário. Por exemplo, o trabalho pode ser necessário, por razões legais ou de legislação, mesmo que não esteja alinhado e não oferecer benefícios diretos para a empresa.

Urgência / consequência de não executá-lo este ano. Descreva quais são as consequências de não realizar este projeto. Em muitos projetos, isto é tão importante quanto saber os benefícios ou o grau de alinhamento. Alguns projetos são muito valiosos para a organização, mas não são urgentes. Com base nas prioridades e financiamento disponível, é possível que um projeto alinhado e benéfico tenha que ser adiado para ser executado no futuro.

Resumo

Preparar um Business Case leva algum tempo e esforço. No entanto, o Business Case é utilizado para determinar quais os projetos que serão financiados. Portanto, é muito importante investir tempo no desenvolvimento de um Business Case adequado para seu projeto.

Do ponto de vista da gestão da empresa, este documento é a base para a análise, atribuição de prioridades, aprovação e financiamento dos projetos. Por esta razão, é importante que a gestão da empresa incentive e exija que seja desenvolvido um Business Case para todos os projetos.