A função e responsabilidades do gestor de projeto

De um modo geral, o gestor de projeto é responsável pelo sucesso do projeto.

Em primeiro lugar deverá definir o projeto e desenvolver o cronograma e orçamento do projeto. Definir o projeto significa entender e obter o acordo sobre os objetivos, âmbito, riscos, abordagem, orçamento, etc., e inclui também a definição e adoção de um plano de gestão do projeto específico que será utilizado para gerir o projeto em questão.

Um vez iniciado o projecto, o gestor de projeto deve gerir e controlar o trabalho de um modo eficaz:

  • Gerir o cronograma geral, garantindo que o trabalho é atribuído aos recursos adequados e concluído no prazo e dentro do orçamento.
  • Identificar, gerir e resolver os principais problemas.
  • Gerir pró-ativamente o âmbito, assegurando que seja entregue somente o que foi acordado, incluindo as alterações solicitadas que foram aprovadas.
  • Divulgar pró-activamente a informação do projeto às partes interessadas.
  • Identificar, gerir e mitigar os riscos do projeto.
  • Assegurar que a solução tem uma qualidade aceitável.
  • Definir e obter as métricas apropriadas para ter uma visão correta do progresso do projeto e da qualidade dos entregáveis produzidos.

Lembre-se que isto não significa que o gestor de projeto realiza fisicamente todo o trabalho, mas sobre ele recai a responsabilidade de assegurar que é realmente feito. Se o projeto tem problemas que impedem o seu progresso, ou ocorrem alterações não controladas do âmbito, ou se as expetativas não são estabelecidas corretamente, então o gestor de projeto será considerado o responsável.

Para aplicar os processos de gestão de projetos, é necessário ser bem organizado, com excelente capacidade de acompanhamento das situações, estar confortável com os processos, ser capaz de realizar múltiplas tarefas, ser capaz de determinar as causas raiz dos problemas, ter boa capacidade analítica, ser capaz de estimar bem e gerir um orçamento e ter auto-disciplina.

Para além das competências sobre processos, um gestor de projeto deve igualmente ter competências de gestão de pessoas. No entanto, numa organização típica, o gestor de projeto não é completamente responsável pelos recursos humanos do projeto. Essa responsabilidade é partilhada com um responsável funcional da organização. Este é um dos motivos pela qual a gestão de projetos é difícil. O gestor de projeto deve obter resultados com uma equipa que não responde a ele hierarquicamente. As responsabilidades de gestão de pessoas exigem:

  • Autoridade e capacidades de gestão para assegurar que todos seguem os processos e procedimentos estabelecidos.
  • Demonstrar liderança para que a equipa siga voluntariamente as suas indicações. Esta liderança significa comunicar uma visão e fazer com que a equipa a aceite e se empenhe em alcançá-la.
  • Estabelecer expetativas razoáveis, desafiantes e claras para os membros da equipa e motivá-los tornando-os responsáveis pelas metas a alcançar. Isto também implica saber dar feedback, claro e aceitável, sobre o seu desempenho.
  • Ter a capacidade de formar uma equipa, de modo a que as pessoas trabalhem juntas em harmonia e se sintam motivados a trabalhar duramente para o bem do projeto e da equipa. Quanto maior a equipa e mais longo o projeto, mais importante é ter esta capacidade de desenvolver uma boa equipa.
  • Ter competências de comunicação pró-ativa, oral e escrita, assim como saber ouvir os outros.

O gestor do projeto é responsável pelo sucesso do projeto. Se a motivação da equipa é fraca e isso afeta o desempenho da equipa e a obtenção de resultados, o gestor do projeto deverá resolver estes problemas. Se membros da equipa não compreendem exactamente em que consistem as suas tarefas e são incapazes de concluir o seu trabalho de acordo com o planeado, então o gestor do projecto é responsável por corrigir a situação.

Múltiplos papéis 

Dependendo do tamanho e complexidade do projeto, o gestor do projeto poderá assumir outras responsabilidades para além da gestão do projeto. Ele pode por exemplo participar na identificação dos requisitos do projeto, na conceção de um componente da solução, ou ainda redigir uma parte da documentação do projeto. A gestão do projeto é um papel particular que uma pessoa pode desempenhar, mesmo que esta também esteja a desempenhar outras funções.

Por exemplo, um gestor de projeto pode gerir o projeto durante 45% do seu tempo, realizar a análise durante 25% do tempo, trabalhar sobre a conceção durante 15% e escrever a documentação durante os 15% que restam do seu tempo. A dedicação parcial à gestão do projeto significa que o projecto não tem dimensão suficiente para requerer um gestor de projeto a tempo inteiro.