A Reunião de Arranque do Projeto

A reunião de arranque do projeto ou de kickoff e a reunião de conclusão do projeto são dois marcos importantes em qualquer projeto e incluem-se nas boas práticas da gestão de projetos.

O objetivo da reunião de arranque é notificar formalmente os intervenientes que o projeto começou e assegurar que todos têm um entendimento comum do projeto e da função que cada um irá desempenhar.

A reunião de arranque é a ocasião de reunir o patrocinador, a gestão do projeto, a equipa e os principais intervenientes no projeto e de anunciar formalmente o inicio do projeto.

Tal como todas as reuniões formais, deverá comportar uma agenda. Existem vários aspetos importantes que deverão ser abordados nesta reunião:

  • Apresentação dos participantes da reunião.
  • Recapitulação da informação constante no Charter do Projeto (o qual inclui: a necessidade que originou o projeto, os objetivos e âmbito do projeto, os principais entregáveis, riscos e pressupostos, etc.).
  • Discussão das funções e responsabilidades importantes da equipa do projeto, patrocinador e outros intervenientes. A maioria, senão mesmo todas as pessoas que irão trabalhar no projeto deverão estar presentes. Se existem dúvidas sobre a função desempenhada por uma pessoa ou organização, esta é a altura para esclarecer o assunto. Deverá utilizar uma Matriz de Responsabilidades como instrumento para ajudar a clarificar este aspeto.
  • Visão geral da abordagem e o cronograma do projeto. Isto irá permitir aos participantes terem um vislumbre de como o projeto se vai desenrolar. Deverá, em particular, certificar-se que as pessoas envolvidas compreendem o que devem fazer no curto prazo para apoiar o projeto.
  • Discussão de todas as questões importantes e as respostas a essas perguntas. O objetivo da discussão não é revisitar o propósito do projeto, mas permitir que as pessoas expressem as suas preocupações ou interesses específicos, quando do início do projeto.
  • Confirmar que o projeto está em andamento. Se o projeto ainda não foi iniciado, ele deve estar pronto para começar imediatamente.

Outros elementos a considerar na reunião de arranque incluem:

Participantes. Em geral, como já referimos, a equipa do projeto, o cliente e outras partes interessadas deverão estar presentes. Se isso não for possível, por exemplo, por razões de disponibilidade, poderá realizar a reunião somente com os principais intervenientes. Se necessário, poderá reunir-se posteriormente com os outros participantes ou enviar as informações recolhidas durante a reunião para aqueles que não puderam estar presentes.

Duração. Embora a maioria das reuniões de arranque possam estar concluídas em uma ou duas horas, algumas podem durar mais tempo. As reuniões mais longas são particularmente importantes se o projeto é muito complexo ou sensível para a organização.

Preparação. A reunião de arranque é uma oportunidade única para criar um impacto inicial positivo. Esta reunião é usada para estabelecer inicialmente as expetativas do projeto. Se a reunião for mal organizada, ou considerada no final uma perda de tempo, os participantes irão provavelmente transpor esta imagem para o projeto. O gestor de projeto deverá preparar adequadamente a reunião e assegurar que esta se irá desenrolar sem problemas.