As decisões tomadas durante o projecto podem ter custos mais tarde

Rui é o gestor de projeto responsável pelo desenvolvimento de uma nova aplicação de previsão financeira para o departamento financeiro. À primeira vista, ele aparenta ser competente e confiante nas suas capacidades. Infelizmente, também é o exemplo típico de alguém que não consegue resistir à última novidade da tecnologia. Comecei por dar os parabéns a Rui, pelo seu projeto estar dentro do orçamento e prazo previstos, mas também aproveitei a oportunidade para fazer uma crítica construtiva sobre uma aspecto que tinha observado.

“Creio que a minha única preocupação vem do facto de, após ter olhado para os detalhes do teu cronograma, pareceu-me ter havido uma mudança da linguagem de programação a meio do projeto.” “Sim, mudámos.” confirmou. “Quando começámos este projeto, havia duas opções para qual a ferramenta estatística e de modelização que iríamos utilizar no projeto. Escolhemos aquela que parecia a melhor. No entanto, durante o projeto, saiu uma nova versão da ferramenta do outro fornecedor que era claramente superior aquela que usávamos. A nossa equipa achou que poderíamos realizar o resto do trabalho do projeto mais cedo e com menor custo, se utilizássemos a outra ferramenta.” “Compreendo.” disse. “Também reparei que decidiste usar o novo sistema operativo para os servidores, que foi recentemente aprovado pela administração. Porque não utilizaste o sistema operativo que é atualmente usado na maioria dos outros projetos? Qual o impacto do novo sistema operativo nos utilizadores finais?” “Foi fácil.” disse Rui. Dava para notar o seu entusiasmo ao falar de tecnologia, mas também um pouco de irritação com as minhas perguntas. “Eu gosto de tudo o que é novidade. Além disso, temos alguns recursos subcontratados que conhecem o novo sistema operativo, o que permitiu-nos executar o trabalho mais depressa. Relativamente aos utilizadores finais, só necessitam de atualizar os seus computadores.”

Concluí que, no contexto isolado deste projeto, todas as decisões do Rui pareciam razoáveis. Mas tinha ainda uma última questão para o Rui. “Tiveste em consideração as implicações dessas decisões no custo e nas pessoas ao longo do ciclo de vida do produto?”

A maioria das decisões são tomadas no contexto da iniciativa a decorrer. Geralmente, as decisões que permitem concluir entregáveis mais cedo ou com menor custo, são boas decisões. No entanto, os gestores de projeto, também deverão ter em consideração como as suas decisões irão afetar as pessoas e os custos após o projeto, durante o denominado, ciclo de vida do produto. Na maioria dos casos, a maior parte dos custos do ciclo de vida, resultam da operação e suporte do produto. No caso do Rui, ele tomou várias decisões que podem parecer boas do ponto de vista do projeto, mas que podem resultar dispendiosas para a organização no futuro. Em primeiro lugar, a sua decisão de mudar para outra ferramenta estatística, a meio do projeto, pode requerer que a equipa de suporte tenha que conhecer não uma, mas duas ferramentas. A equipa de suporte, também terá que estar familiarizado com o novo sistema operativo, para além do que está atualmente em uso na organização. Para além disso, quem quiser utilizar esta solução terá que ter o seu computador atualizado. Este cenário irá aumentar os custos de suporte a longo prazo. As decisões de Rui a curto prazo para o benefício do projeto, motivadas por um desejo de aprender novas tecnologias, irão provavelmente causar custos futuros desnecessários à sua empresa.