Cinco Erros de Gestão de Projectos (parte II)

Erro nº 2: Deficiente gestão do âmbito

Suponhamos que foi feito um bom trabalho na definição e planeamento iniciais do projecto. Para o gestor do projecto, isso é só o começo. Depois de planear o trabalho há que trabalhar o plano. O gestor do projecto deve garantir que o trabalho que foi planeado e acordado deve terminar no prazo e orçamento estipulados. No entanto, depois do projecto começar é bastante comum o cliente pedir mais (ou diferente) do que foi inicialmente acordado. É nesta altura que deve ser utilizada a gestão de alterações do âmbito. Caso contrário, o gestor do projecto acabará por tentar realizar mais trabalho do que foi acordado e orçamentado. Por outras palavras, irá a caminho de uma situação problemática.

A gestão do âmbito começa com a definição do âmbito

A definição do âmbito é talvez a parte mais importante do processo inicial de definição do projecto. De facto, se não soubermos claramente o que devemos entregar e quais são as fronteiras do projecto, este não terá qualquer possibilidade de ser bem sucedido. A gestão do âmbito é um dos aspectos mais críticos da gestão de um projecto. No entanto, se não for feita uma boa definição inicial do âmbito,  a gestão deste será quase impossível.

O objectivo da definição do âmbito é descrever claramente e obter o acordo sobre quais as fronteiras do projecto. O âmbito é descrito em termos do está dentro e fora das fronteiras do projecto. Quanto mais aspectos sobre o âmbito são discriminados, mais clara é a sua definição. As seguintes áreas podem ser úteis na definição do âmbito.

  • Os tipos de Deliverables que estão dentro e fora do âmbito (Requisitos, Arquitectura, Plano de testes);
  • As fases do ciclo de vida do projecto que estão dentro e fora do âmbito (Análise, Desenho, Testes);
  • Os tipos de dados que estão dentro e fora do âmbito (Financeiros, Vendas, Salários);
  • As organizações que estão dentro e fora do âmbito (Recursos humanos, Departamentos, Fornecedores);
  • As funcionalidades que estão dentro e fora do âmbito (suporte à decisão, relatórios de gestão).

Existir um processo de gestão de alterações

O gestor do projecto e a equipa do projecto devem perceber que alterações ao âmbito são uma ocorrência normal durante um projecto e não são sinais de problemas que devem ser evitados a todo o custo. De facto, em alguns casos até é algo positivo. Em primeiro lugar, o cliente não consegue normalmente identificar todos os requisitos e funcionalidades que são necessárias para a solução final. Em segundo lugar, mesmo que conseguisse, a realidade do negócio muda ao longo do tempo, e como tal os requisitos do projecto também podem mudar.

Se não conseguirmos acomodar a mudança, a solução final poderá não oferecer o valor esperado, ou pode inclusive ser inutilizável. Por isso, queremos que o cliente tenha a possibilidade de fazer alterações durante o projecto quando seja necessário. O problema surge quando o gestor do projecto não gere pro-activamente essas alterações. Em todo os projectos deve ser posto em prática um processo que permita gerir eficazmente as alterações. O processo deve identificar a alteração, determinar o seu valor para o negócio, determinar o impacto no projecto e depois levar a informação resultante ao Sponsor para que este a avalie. O Sponsor pode determinar se a alteração deve ser incluída e, caso afirmativo, deve entender qual o impacto no projecto e obter o orçamento e prazo adicionais necessários para incluir a alteração no projecto.

Problemas típicos na gestão do alterações do âmbito

Existem alguns problemas típicos que as equipas dos projectos pode encontrar relacionados com a gestão de alterações do âmbito.

  • Âmbito fora de controlo. A maioria dos gestores de projecto reconhece as grandes alterações do âmbito mas não são tão diligentes com as pequenas alterações. Existe a tendência de seguir em frente e incorporar o trabalho adicional sem muita reflexão. O descontrolo do âmbito acontece quando são aceites desta maneira um grande número de pequenas alterações. Ao combinar estas pequenas alterações, a equipa apercebe-se que estas tomaram demasiado trabalho extra e que já não consegue garantir o orçamento e prazo acordados.
  • Não haver aprovação do Sponsor. Em muitos casos, o gestor do projecto recebe pedidos de alterações dos utilizadores, stakeholders ou gestores do cliente. Uma vez que estas pessoas fazem parte da organização do cliente, existe a tendência para pensar que esses pedidos devem ser aceites. Mais uma vez, é um erro. Os utilizadores podem fazer pedidos de alterações, mas não os podem aprovar. Mesmo um gestor do cliente não pode aprovar pedidos de alterações ao âmbito. A única pessoa  que o pode fazer é o Sponsor (a não ser que este tenha delegado essa autoridade a terceiros). Muitos dos problemas nos projectos acontecem porque é assumido que as alterações foram aprovadas e mais tarde descobre-se que não era esse o caso porque o Sponsor não as autorizou.
  • Responsabilização da equipa do projecto. Uma vez que os membros da equipa interagem directamente com o cliente, são eles que recebem com mais frequência os pedidos de alterações. Por esse motivo, toda a equipa deve compreender a importância da gestão das alterações do âmbito. Todos eles devem detectar as alterações ao âmbito quando estas acontecem e devem reencaminhá-las para o gestor do projecto. Se eles assumirem o trabalho extra e implementarem essas alterações, é provável que as suas actividades sejam terminadas com atraso e ponham em risco todo o projecto.

Nunca é tarde para começar

Se começarmos a ver o projecto com tendência para ultrapassar o orçamento e o prazo, devemos tentar perceber a causa. Em muitos casos, descobrimos que estamos a realizar mais trabalho do que foi acordado inicialmente. A melhor altura para definir um processo de gestão de alterações ao âmbito é antes do projecto começar (incluindo-o no Plano de Gestão do Projecto). No entanto, se não tivermos um bom processo em prática, nunca é tarde para o fazer. A gestão do projecto deve pedir uma breve interrupção para trabalhar com o cliente num processo para detectar e aprovar os pedidos de alteração do âmbito. Depois deverá informar todos os participantes da existência do novo processo. Se existe um lado positivo neste esforço, é o facto da equipa do projecto e o cliente verem em primeira mão o impacto de não controlarem o âmbito, visto que o projecto já está em dificuldades. Poderão assim compreender melhor o objectivo e necessidade da gestão de alterações do âmbito e estarão mais receptivos a seguir um processo mais rigoroso no futuro.