Cinco Erros de Gestão de Projectos (parte III)

Erro de Gestão de Projectos nº 3: Não gerir o plano de trabalho

Durante a fase inicial do projecto, o gestor de projecto deverá despender o tempo necessário à definição e planeamento do projecto.  O produto da definição de um projecto traduz-se na elaboração do Charter do Projecto. O produto do planeamento é o plano de trabalho ou cronograma do projecto. O plano de trabalho é uma ferramenta vital para assegurar que o gestor de projecto e a equipa de projecto conheçam o que necessitam de fazer para conduzir o projecto a bom termo.

Consoante a dimensão do projecto, assim serão as abordagens a adoptar. Em projectos pequenos, o plano de trabalho poderá ser concebido sem grandes formalidades. Em projectos maiores, é frequente construir-se o plano de trabalho tomando por base um plano de trabalho usado num projecto anterior idêntico ou então construir um novo plano de trabalho mediante a técnica “Work Breakdown Structure” (WBS). A técnica WBS é adequada a uma análise do projecto de alto nível, a que se seguirá a decomposição do trabalho a realizar em componentes cada vez mais pequenas até se ter noção de todo o trabalho a executar (Work Packages).

Os sinais de aviso

Muitos gestores de projecto pensam que o trabalho de planeamento termina com a elaboração do plano de trabalho inicial. Existem alguns sinais de aviso que indicam que o plano de trabalho começa a estar desactualizado:

  • O gestor de projecto não consegue dizer exactamente qual o trabalho que ainda falta até terminar o projecto.
  • O gestor de projecto não está seguro se o projecto terminará dentro do prazo e do orçamento.
  • O gestor de projecto desconhece quais as actividades que estão no caminho crítico.
  • Os elementos da equipa não sabem quais as tarefas a realizar a seguir ou até mesmo as que têm que fazer no momento.

Um sinal claro de um projecto com problemas é o gestor de projecto ter um plano de trabalho, mas não saber qual o trabalho já realizado e o que ainda falta fazer. Quando tal acontece, a equipa de projecto não está a ser utilizada eficientemente nas tarefas mais críticas. O mais provável é que a equipa de projecto, ao aproximar-se do final do projecto, se aperceba que têm muito mais trabalho para executar do que aquele que tinham antecipado. Poderão, inclusive, ter que refazer trabalho já feito, porque não foram realizados etapas anteriores necessárias.

Outros erros comuns cometidos durante a gestão do plano de trabalho

O maior erro que um gestor de projecto poderá cometer é não actualizar o plano de trabalho, uma vez iniciado o projecto. No entanto, existem outros erros frequentes:

  • Actualizações pouco frequentes do plano de trabalho. Por vezes, o gestor de projecto actualiza o projecto, mas só esporadicamente, e com intervalos temporais muito longos. Por exemplo, actualizar o plano de trabalho ao fim de 2 meses, num projecto com uma duração prevista de 6 meses. Uma das consequências disto é o gestor de projecto estar com o projecto atrasado ou acima do orçamento, sem que disso se aperceba, e estar de tal maneira atrasado que a recuperação é muito difícil ou mesmo impossível.
  • Gerir com base na percentagem de trabalho já realizado. Todas as actividades deverão ter prazos para a sua execução. É frequente perguntar “qual a percentagem de trabalho já realizado?” para saber o progresso de uma actividade. No entanto, esta percentagem é um valor muito subjectivo. Uma pergunta melhor será “quando é que o trabalho estará terminado?”.
  • Atribuir actividades demasiado grandes. Se o gestor de projecto afectar uma actividade com uma duração de uma semana a um elemento da equipa, saberá se o trabalho está dentro do prazo no final de uma semana. Contudo, se atribuir uma actividade que só deverá estar finalizada no final de quatro semanas, irá passar muito tempo até saber se o trabalho estará realmente dentro do prazo. O elemento da equipa responsável pela realização da actividade poderá dizer ao gestor de projecto que já realizou 25 ou 50% do trabalho. Mas esta resposta é muito subjectiva. Só se saberá ao certo se a actividade foi ou não realizada dentro do prazo, no fim das quatro semanas. Isso é demasiado tempo de incerteza. Como regra, se o projecto for grande, deverá criar actividades com uma duração máxima de duas semanas. Se o projecto for pequeno, um semana é uma duração mais adequada.

Como retomar o rumo certo?

Quando o gestor de projecto se encontrar numa situação em que o plano de trabalho está desactualizado e em que ele não está certo em que ponto se encontra o projecto, a primeira coisa a fazer é dar uma passo atrás e actualizar o plano de trabalho. Isto inclui:

  • Contabilizar todo o trabalho já realizado até à data.
  • Determinar qual o trabalho que está em progresso e saber quando cada actividade será finalizada.
  • Reavaliar, em conjunto com a equipa, o trabalho remanescente e o esforço estimado.
  • Re-planear prazos para saber se o compromisso inicial quanto a datas e orçamento será respeitado. Se o gestor de projecto concluir que tal não acontecerá, terá que acordar com o cliente como realizar o trabalho dentro das expectativas.