Cinco Erros de Gestão de Projectos (parte IV)

Os projectos necessitam de ser realizados em estreita colaboração com todas as principais partes envolvidas, e isso requer uma comunicação eficaz. De facto, muitos dos problemas que surgem nos projectos, são na realidade, consequências de uma comunicação deficiente:

  • Diferentes expectativas. O gestor de projecto deve assegurar que todas as partes envolvidas no projecto têm um entendimento comum sobre o que será entregue, quando e a que custo. O Charter do Projecto deverá estabelecer inicialmente essas expectativas. No entanto, quando essas expectativas mudam, muitos gestores de projecto não informam adequadamente essas alterações. Pode ser algo tão simples como alguns pensarem que o projecto irá terminar em 31 de Dezembro, quando no entanto, a data foi alterada para 31 de Março. As pessoas tomam decisões com base na informação que dispõem no momento. Se o gestor do projecto não mantém toda a gente informada e as expectativas alinhadas, a situação pode rapidamente degenerar num desentendimento generalizado.
  • Surpresas. Se as pessoas não são mantidas informadas sobre o que se está a passar no projecto, serão naturalmente surpreendidas quando surgirem alterações àquilo que estavam a assumir. Por exemplo, se sabe que não vai conseguir cumprir com um prazo, deve evitar que essa informação apareça de repente no próximo relatório de progresso. Neste caso, comunicar pro-activamente passa por levantar previamente o risco de não conseguir cumprir o prazo e manter todos informados sobre a evolução desse risco. Deste modo, todos estarão a par da situação se eventualmente tiver que declarar que não irá cumprir o prazo. É bastante desagradável e frustrante saber as más notícias na altura em que acontecem, quando não há o tempo suficiente para avaliar o impacto da situação e tomar decisões ponderadas, principalmente quando podíamos ter sido avisados atempadamente.
  • Desconhecimento da situação real do projecto. Em alguns projectos, nunca se sabe muito bem qual a situação real do projecto. A comunicação existente é no mínimo escassa e não fornece uma ideia correcta e completa do que se está a passar. Mais uma vez, as pessoas não conseguem tomar decisões acertadas se não possuírem informação adequada e precisa. Se não estiverem seguros do que se está a passar, vão ter que despender tempo adicional para colmatar essa falta de informação. De facto, se frequentemente envia informação sobre o projecto mas mesmo assim pedem-lhe continuamente informação adicional, isso poderá indicar que a comunicação não está a ser eficaz.
  • Notícias em cima do momento. Esta é uma causa principal de problemas. Nesta situação, o gestor de projecto não comunica pro-activamente com as pessoas devidas sobre situações que lhes possam afectar directamente. Quando existe comunicação, é geralmente no momento em que as situações acontecem. Isto ocorre por exemplo, quando o gestor de projecto não informa atempadamente os gestores dos recursos que elementos da equipa vão ficar disponíveis, até ao dia em que são libertados do projecto. Ou ainda, o gestor de projecto que sabe à três meses que irá necessitar de um especialista, mas só solicita a pessoa em causa na semana antes. Em ambos os casos, a outra parte é surpreendida e não tem tempo suficiente para se preparar e responder adequadamente à situação.
  • A equipa não sabe o que esperam dela. Nas situações anteriores, os problemas de comunicação são entre o gestor de projecto e as outras partes envolvidas no projecto, externas à equipa. No entanto, a má comunicação também acontece no seio da própria equipa do projecto. Alguns gestores de projecto não fazem um bom trabalho ao explicar à sua própria equipa o que é esperado dela. Por vezes, o gestor de projecto não é suficientemente claro a comunicar aos elementos da equipa, os prazos existentes ou o que é esperado do resultado do trabalho de cada um. A comunicação não sendo clara pode originar trabalho adicional e frustração para toda a equipa do projecto.

Qual a solução?

Alguns gestores de projecto não compreendem o que caracteriza uma boa comunicação num projecto e são simplesmente maus comunicadores. Se acha que se encontra neste grupo, deverá procurar formação adequada para melhorar as suas capacidades nesta área. No entanto, na maioria dos casos, os problemas com a comunicação não são devidos à falta de competência, mas sim à falta de empenho. Muitos gestores de projecto colocam a comunicação pro-activa no fim da sua lista de prioridades. Quando existe comunicação, ela é geralmente insuficiente, ou é utilizado gíria técnica que nem toda a gente entende, como se tentassem fazer passar a coisa com o mínimo de esforço possível.

O ponto crucial na comunicação é ter o receptor como o foco principal – não o emissor. Tente perceber quais as reais necessidades de comunicação do receptor da comunicação e qual a informação que lhe será mais útil. Se está a criar um relatório de progresso, por exemplo, coloque toda a informação necessária, mas não mais do que a necessária, para o leitor entender o estado real do projecto, incluindo o trabalho realizado, problemas em aberto, riscos, etc. Se vai precisar no futuro de um recurso, comunique pro-activamente com o gestor desse recurso o mais cedo possível e mantenha-o frequentemente informado da sua necessidade. Para a maioria dos casos, se surpreende alguém é porque não comunicou eficazmente (a excepção é quando o próprio gestor de projecto é surpreendido). O gestor de projecto também deve comunicar claramente com a sua equipa. Se descobre que a sua equipa está confusa com os prazos dos seus compromissos ou se está fazendo trabalho que não é necessário, reconsidere a sua abordagem à comunicação com a sua equipa.

Muitos projectos têm problemas. A comunicação deficiente pode causar mais problemas e agravar outros. Por outro lado, uma comunicação pro-activa pode auxiliar a superar problemas. Não considere a comunicação como um mal necessário. Em vez disso, use-a em benefício do projecto, para que este decorra com maior suavidade, menor frustração, menos incertezas e sem surpresas.