Como calcular o custo de uma alteração do âmbito

Como calcular o custo de uma alteração do âmbito

Quando recebe uma solicitação para alterar o âmbito do projeto, deverá considerar os três elementos básicos do processo de gestão de alterações do âmbito:

  1. Quem solicita a alteração, determina o benefício dessa alteração para o projeto ou organização.
  2. O gestor de projeto (ou equipa do projeto), determina o impacto da alteração no projeto.
  3. Com base na informação sobre o impacto e benefício, o patrocinador (ou alguém por ele autorizado) toma a decisão de aprovar ou não, a alteração do âmbito.
O gestor de projeto e equipa são responsáveis por determinar o impacto das alterações no projeto
O gestor de projeto e equipa são responsáveis por determinar o impacto das alterações no projeto. Vejamos então cada uma das áreas mais importantes que o gestor de projeto deverá considerar nessa avaliação do impacto.

Fatores que são afetados por alterações do âmbito

  • Trabalho. O primeiro aspeto a analisar é se a alteração vai necessitar de mais trabalho do que aquele que está planeado. A maior parte das alterações ao âmbito requerem trabalho adicional, a não ser que resultem numa redução do âmbito (redução de funcionalidades, p.ex.).
  • Custo. A alteração do âmbito pode implicar custos adicionais ao projeto. Em muitas organizações, o trabalho dos seus empregados não é um custo diretamente imputável aos projetos, pelo que o trabalho adicional não tem custos (do ponto de vista contabilistico) a não ser que seja realizado por recursos contratados. Também podem existir custos adicionais não laborais, como por exemplo, a aquisição de novos materiais ou equipamento.
  • Duração. É uma generalização incorreta dizer que todas as alterações do âmbito resultam num aumento da duração total do projeto. A questão que deve ser colocada é se o trabalho adicional irá estar no caminho crítico. Se está, então o projeto poderá levar de fato mais tempo. Se não está no caminho crítico, apesar de resultar em mais trabalho, não irá afetar necessariamente a duração total do projeto.
  • Foco/moral. Algumas alterações do âmbito podem ter como consequência algo mais do que trabalho, custo e duração adicionais. Podem também afetar o foco ou moral da equipa. Isto é especialmente relevante se as alterações acontecem tarde no projeto ou se são em grande número podendo indicar uma deficiência de direção do projeto.

Não esqueça um outro fator: benefícios diferidos

O seu projeto resulta num benefício para a organização. Normalmente o benefício começa a ser usufruido logo após (ou pouco tempo depois) a solução estar implementada e começar a ser usada. Se uma alteração do âmbito resultar num atraso da data final do projeto, então a análise do impacto dessa alteração também deverá incluir o custo do benefício adiado.

Considere o seguinte exemplo: O resultado do seu projeto irá trazer para a organização um benefício de 5.000€ por mês em aumento de receitas. Durante o projeto, o cliente solicita uma alteração do âmbito que irá custar 5.000€ de trabalho adicional e irá aumentar em um mês a duração total do projeto. Com esta alteração, foi estimado que irá obter-se um benefício de 500€ por mês de receitas adicionais com a utilização da solução.

Poderá apresentar ao patrocinador o pedido de alteração indicando um benefício acrescido de 500€ por mês, um impacto no projeto de 5.000€ adicionais ao orçamento e um mês de atraso. Considerando o custo e benefício da alteração, o patrocinador poderá então determinar que esta irá custar 5.000€ e estará paga em 10 meses (500€*10 meses). No entanto, a parte que está faltando é o custo do benefício diferido associado com o atraso de um mês na entrega final da solução. Neste caso, um atraso de um mês no planeado, também irá custar à organização 5.000€ de receitas não realizadas, o que faz com que o custo total da alteração seja 10.000€ e requer 20 meses para recuperar esse valor. O patrocinador pode mesmo assim aprovar a alteração. No entanto, considerar o benefício diferido associado a um atraso no projeto, deverá fazer parte do cálculo da estimativa do impacto da alteração do âmbito.