Compreender o caminho crítico para gerir com sucesso os seus projetos

A Joana foi designada para gerir um projeto que tem por objetivo disponibilizar na intranet da sua empresa, os relatórios financeiros que atualmente são impressos em papel. Recentemente, o fornecedor da ferramenta que produz os relatórios, cancelou o lançamento da nova versão anunciada. Para contemplar esta alteração, a Joana teve de re-planear o trabalho que ainda restava realizar no projeto.

“O meu chefe atribuiu-me mais pessoas para trabalhar no projeto, por isso não irá levar mais do que 30 dias acima da minha estimativa inicial para completar o projeto”, disse Joana. “No entanto este reforço da equipa não está a ter o resultado esperado. O cronograma continua a mostrar um atraso de dois meses para a data final e não consigo reduzir esse atraso. Até parece que esses elementos adicionais da equipa não estão presentes”.

“Tens ideia do que poderá ser a causa?”, perguntei-lhe. “Poderá ser que os novos elementos da equipa estejam a ter alguma dificuldade em alcançar o ritmo de trabalho pretendido?”.

“Essa é a parte que me faz confusão.” respondeu Joana, “Estou a atribuir-lhes trabalho e um prazo para as atividades. Na maioria dos casos, estão a concluir o trabalho dentro do previsto. Mas não está a ter o impacto que esperava na data de conclusão do projeto. Será que é um bug no software de gestão de projetos?”

“Essa é sempre uma possibilidade,” disse-lhe. “Mas talvez haja um outro problema. Podes produzir-me um relatório que mostre o caminho crítico? Vamos lá ver como as actividades estão planeadas.”

A Joana olhou-me com uma expressão perplexa. “O caminho quê?” perguntou.

Foi então que percebi que poderia ter encontrado o problema.

O caminho crítico é uma expressão que a maioria dos gestores de projeto reconhece, mas que não compreende inteiramente
O caminho crítico é uma expressão que a maioria dos gestores de projeto reconhece, mas que não compreende inteiramente. O caminho crítico é a sequência de atividades que deve começar e terminar de acordo com o previsto para que o projeto termine na data planeada. As atividades que não pertencem ao caminho crítico, podem começar mais cedo ou terminar mais tarde sem pôr em causa a data final do projeto. No entanto, as atividades que pertencem ao caminho crítico devem começar e terminar tal como planeado. Se uma atividade no caminho crítico sofre um atraso de um dia, o projeto irá terminar um dia depois (a não ser que outra atividade no caminho crítico possa ser concluída um dia mais cedo do que o previsto). Cada projeto, qualquer que seja a sua complexidade, tem pelo menos um caminho crítico.

Muitos gestores de projeto utilizam ferramentas de planeamento mas não sabem porque é importante identificar o caminho crítico. O caso da Joana é um exemplo disso. Se ela pretende reduzir a duração total do projeto, então tem que acelerar as atividades que fazem parte do caminho crítico. As atividades não-críticas podem ser aceleradas, mas não terão impacto na data final do projeto. Com base nesta conversa inicial, tudo indica que a Joana está a utilizar os novos recursos em atividades que não estão no caminho crítico. Esse é o motivo pelo qual a data de conclusão do projeto não muda, apesar de ela estar a aplicar recursos extra a fazer trabalho que é completado mais cedo do que inicialmente planeado.

Ultrapassar o dilema da Joana passa por utilizar a ferramenta de planeamento para identificar o caminho crítico. Depois, deverá atribuir os recursos adicionais a atividades que pertencem ao caminho crítico. Esta é a única maneira de garantir que o projeto irá terminar mais cedo. No entanto, a Joana ao reduzir a duração das atividades do caminho crítico, pode descobrir que o caminho crítico mudou. Por esse motivo, deverá voltar a repetir o processo de calcular o caminho crítico sempre que atribuir recursos a atividades. Deste modo, irá assegurar que está a aplicar as técnicas de compressão de duração do projeto nas actividades que terão impacto na data final do projeto.