Dicas para reuniões de projeto eficazes

Em geral, todas as reuniões devem ter uma agenda. A preparação da agenda requer um pouco de tempo extra, mas pode ser simples, tal como escrevê-la em e-mail e enviá-la aos participantes. Reuniões marcadas periodicamente e mantidas no mesmo formato não necessitam de uma agenda publicada todas as semanas. Neste tipo de reuniões, a agenda formal é útil na primeira vez que os participantes se reúnem.  Uma vez que todos entendam o objectivo da reunião e o processo que é utilizado para executá-la, não haverá mais necessidade de enviar previamente uma agenda formal. Outras considerações sobre reuniões incluem:

  • Se tiver um grande numero de participantes das reuniões, deverá haver um facilitador. Normalmente o facilitador é a pessoa que convoca a reunião, mas esse papel pode ser rotativo. Nas reuniões periódicas de progresso do projecto, o facilitador normalmente é o gestor do projecto.
  • Certifique-se de que os participantes sabem com antecedência tudo o que precisam levar para a reunião, ou qualquer preparação previa que seja necessária.
  • Somente as pessoas que precisam estar presentes devem ser convocadas. Outras pessoas podem diminuir a eficácia da reunião.
  • A reunião deve começar na hora marcada, com alguma tolerância para os participantes que possam estar chegando de outra reunião.
  • A pessoa que convocou a reunião deve explicar o objectivo e o resultado esperado.
  • Siga a agenda, observe o tempo para certificar-se de que todos os assuntos serão abordados. Esta responsabilidade poderá ser atribuída a um participante.
  • Documentar todas as decisões tomadas e itens de acção acordados. O facilitador é quem deve fazer isso, a menos que tenham acordado de outra forma.
  • Quando a reunião estiver chegando ao final, reveja todos os itens de acção, incluindo quem será responsável, o que se espera e quando os itens de acção deverão estar concluídos.
  • Reveja e documente todas as decisões tomadas e envie aos participantes através de e-mail (ou outra forma de comunicação, se apropriado).

Mantenha o controlo das reuniões de progresso do projecto

Se acha que está passando muito tempo em reuniões de progresso do projecto, normalmente isso é um sinal de que os participantes estão consumindo muito tempo tentando resolver os problemas dentro das reuniões e não estão focando na finalidade das mesmas. O problema de discutir ou tentar resolver problemas durante estas reuniões é que normalmente só alguns dos participantes estão envolvidos na discussão de um problema específico enquanto os restantes estão perdendo tempo. Quando estiverem todos reunidos, aproveite o tempo para discutir brevemente os seguintes itens:

  • Situação actual do projecto
  • Problemas
  • Alterações do âmbito
  • Riscos

Estes itens referem-se ao estado geral do projecto e deverão ser do interesse de todos os elementos da equipa. Se houver tempo, poderão certamente discutir-se problemas específicos mas assegure-se que são do interesse da maior parte dos participantes.
Uma queixa comum é de as reuniões de progresso durarem demasiado tempo. Esta reuniões longas são normalmente causadas por se dedicar demasiado tempo a discutir problemas que não são relevantes para todos os participantes. A melhor forma de manter o foco nas reuniões que são muito longas é simplesmente reduzir o tempo reservado para as mesmas. Por exemplo, se se reunir duas horas por semana e descobrir que não consegue abordar todos os itens agendados experimente reduzir esse tempo para 90 ou 60 minutos. Para que as reuniões sejam mais eficazes, mantenha as mesmas curtas e com uma agenda apertada. Leve todas as discussões mais extensas para fora, ou para reuniões à parte dedicadas exclusivamente a esses itens e somente com as pessoas envolvidas.