Matriz de Responsabilidades

Projetos com alguma dimensão envolvem normalmente diversos participantes, com responsabilidade pela criação e aprovação dos entregáveis. Há entregáveis cuja atribuição de responsabilidade pelo desenvolvimento se revela relativamente simples; por exemplo, quando se define que alguém é responsável pela elaboração de um documento e outro indivíduo é quem o aprova. Contudo, se a produção do documento envolver esforços de várias pessoas, surge a necessidade de se definirem múltiplos níveis de aprovação. A ferramenta que o ajuda neste tipo de situações denomina-se matriz de responsabilidades.

O objetivo da matriz de responsabilidades é proporcionar clareza e chegar a acordo sobre quem faz o quê
Em cenários complexos que envolvem muitas pessoas, é conveniente definir uma matriz de responsabilidades em relação aos entregáveis. Isso ajuda a estabelecer as expetativas e a assegurar que as pessoas sabem e entendem o que se espera delas. A matriz de responsabilidades permite descrever o papel e responsabilidades de cada um dos participantes.

Na matriz, as diferentes pessoas (ou funções), aparecem como colunas, com os entregáveis listados nas linhas. Os pontos de interseção descrevem as responsabilidades de cada indivíduo em cada um dos entregáveis. Nas linhas, poderá em alternativa, utilizar fases, elementos da WBS, atividades ou qualquer outro aspeto do projeto.

Exemplo

Abaixo, apresenta-se uma matriz simples, com a descrição das responsabilidades sugeridas.

Patrocinador do Projeto

Diretor do Projeto

Gestor do Projeto

Equipa do Projeto

Steering Committee

Charter do Projeto

A

A

R

C

A

Plano de Comunicação

A

C

R

I

C

Requisitos do Projeto

A

I

R

C

I

Relatórios de Progresso

I

I

R

C

I

Notas:

  • “R” significa que a pessoa (ou função) é responsável pelo entregável. Geralmente, há uma única pessoa que é responsável pela criação do entregável, embora muitas pessoas possam ser consultadas e fornecer informações.
  • “A” significa que a pessoa (ou função) aprova o entregável.
  • “C” significa que a pessoa (ou função) é consultada sobre o entregável.
  • “I” significa que a pessoa (ou função) é informada sobre o entregável (por exemplo, notificada quando for concluído).

Na tabela anterior, o Charter do Projeto é criado pelo gestor de projeto e é aprovado pelo patrocinador de projeto, diretor do projeto e pelo Steering Committe. A equipa do projeto é consultada durante a criação do Charter.

Os Requisitos do Projeto são criados pela equipa do projeto, revistos pelo gestor de projeto e diretor do projeto e aprovados pelo patrocinador do projeto e Steering Commitee.

O objetivo da matriz de responsabilidades é proporcionar clareza e chegar a acordo sobre quem faz o quê, de modo que as colunas possam ser definidas tão detalhadamente quanto o necessário. Por exemplo, no caso anterior, a equipa do projeto poderia ter sido dividida em cada um dos seus membros, com os nomes específicos em colunas separadas. A pessoa responsável pela criação dos requisitos do projeto poderia então ser indicada na respetiva coluna.

Após a matriz estar concluída, deve ser distribuída para aprovação para confirmar que todos compreendem e concordam com os seus papéis e responsabilidades no projeto. Se isso for feito na etapa de definição do projeto, esta pode ser incluída no Charter do Projeto.

A capacidade da matriz comunicar claramente é determinante para a sua eficácia. Ela deve refletir quais são as expetativas e responsabilidades dos indivíduos, organizações ou entidades envolvidas no projeto, e evitar, se possível, qualquer ambiguidade.