O que é um Programa?

Os “mega-projetos” passaram à história. Os projetos muito grandes são demasiado difíceis de gerir e executar por vários motivos:

  • Quanto mais distante no futuro, menos claro é o trabalho a realizar. Os grandes projetos são normalmente também projetos longos o que torna bastante difícil o seu planeamento, assim como o estimar do esforço, duração e custo.
  • As condições organizacionais, externas e técnicas mudam ao longo do tempo, tornando os pressupostos assumidos no planeamento para o futuro muito incertos. As certezas de hoje podem mudar dramaticamente ao longo do tempo.
  • Existe o risco do projeto perder apoio da organização se houver uma grande demora na entrega de resultados tangíveis. É muito difícil manter o entusiasmo e suporte na organização durante longos períodos de tempo.
  • É muito difícil prever necessidades de recursos e a sua disponibilidade num futuro distante. Mais uma vez, isto deve-se à dificuldade em estimar a longo termo.

Iniciativas muito grandes são demasiado complexas e difíceis para poderem ser geridas como um único projeto. Uma abordagem melhor é fracionar o trabalho em partes mais fáceis de gerir, cada parte considerada como um projeto separado, com o seu próprio Charter e cronograma. Por exemplo, um grande projeto de TI pode ser fracionado em projetos separados, sequenciais, baseados nas fases típicas do ciclo de vida (Análise, Desenho, Construção, Implementação). Outras iniciativas de grande dimensão podem ser fracionadas em projetos menores que podem ser executados em paralelo, ou mesmo numa combinação de execução sequencial e paralela. Cada equipa irá realizar o trabalho do seu projeto, mas todo o trabalho dos projetos relacionados será coordenado de modo a que toda a iniciativa seja bem sucedida.

Crie um programa para coordenar um conjunto de projetos relacionados

Se fracionar uma iniciativa de grande dimensão em vários projetos relacionados, haverá necessidade de manter uma coordenação e gestão de todo o conjunto. É esse o objetivo de criar um “programa”. Um programa é um estrutura criada para gerir uma série de projetos relacionados. Cada projeto tem um gestor de projeto dedicado e o programa é liderado por um gestor de programa. O programa em si não produz qualquer entregável. Os entregáveis são criados pelas equipas de cada um dos projetos. Um programa tem os seguintes objetivos:

  • Fornecer uma orientação global, direção e liderança aos projetos que fazem parte do programa.
  • Assegurar que existe uma comunicação eficaz entre os vários projetos relacionados.
  • Fornecer um ponto central de contato para o cliente e as equipas.
  • Determinar como os projetos individuais deverão ser definidos e planeados de modo a garantir que todo o trabalho será concluído com sucesso.