Técnicas para repor o projecto dentro do orçamento

Adoptar a “tolerância zero” na gestão das alterações do âmbito

Esta técnica pode ser aplicada tanto na recuperação de um projecto que ultrapassou o orçamento como o prazo estabelecidos. Quando os projectos começam a ultrapassar o orçamento é porque, na maioria dos casos, está a ser feito mais trabalho do que o acordado originalmente devido a uma deficiente gestão de alterações do âmbito.

Se o orçamento está em risco de ser ultrapassado, o gestor de projecto deve, em conjunto com o cliente e a equipa do projecto, assegurar que nenhum trabalho não planeado será solicitado ou executado – mesmo que seja apenas uma hora de trabalho – sem que sejam invocados os procedimentos formais de gestão das alteração do âmbito.

Isto não significa que não serão aceites mais pedidos de alteração do âmbito, significa simplesmente que cada pedido deverá passar pelo processo de gestão de alterações (o que deveria sempre acontecer). Todo o esforço deve ser aplicado na redução de custos e no completar do trabalho que foi acordado.

Utilizar a reserva de contingência (se houver)

Se teve sorte, o seu orçamento inicial inclui uma contingência para compensar a incerteza e risco associados à estimativa de custo. Por exemplo, não é invulgar um projecto incluir uma contingência de 10% sobre o orçamento estimado. O valor da contingência é separado do orçamento do projecto e não é utilizado se concluir o projecto dentro do orçamento inicial, podendo assim ser “devolvido” à organização. Se se deparar com uma situação em que ultrapassou o orçamento por causa de actividades que estão custando mais do que o estimado, a reserva de contingência pode ser utilizada. Ao utilizar a reserva, certifique-se que informa o patrocinador e os principais stakeholders de modo a gerir as expectativas sobre a valor restante dessa reserva.

Melhore os processos

Podem existir custos em excesso causados por processos internos ao projecto ineficientes. Obtenha o feedback dos elementos da equipa e procure por maneiras que estejam ao alcance da equipa para melhorar processos. Se existem implicações de custo causados por processos externos à equipa, tente negociar mudanças nos processos, nem que sejam mudanças temporárias.
Esta é uma boa técnica para projectos de maior duração uma vez que existe a possibilidade de optimizar os processos no projecto, ver os resultados e voltar a optimizar ainda mais. No entanto, pode não fazer sentido em projectos pequenos. É difícil fazer melhoria de processos num projecto de 60 dias de duração. Quando chegar a altura de querer fazer melhorias nos processos o projecto provavelmente já terminou.

Detalhe os custos

Tal como gerir projectos de longa duração, também é difícil gerir um orçamento englobado num único bolo. Em ambos os casos, a dificuldade reside em ser difícil compreender onde estamos a determinado momento. Uma técnica para permitir um maior controlo sobre o orçamento é discriminar os custos com mais detalhe.
Em vez de ter um único bolo para todo o orçamento do projecto, pode separar o valor em várias parcelas. A soma dessas parcelas irá dar o valor total do orçamento. Por exemplo, pode estabelecer uma parcela para cada fase do seu projecto ou entrega. Uma vez que o orçamento fica atribuído a um nível mais detalhado, estará em posição de saber antecipadamente se o orçamento está com problemas.
Por exemplo, podemos definir um custo para a fase de Análise de um projecto. Quanto a fase de Análise estiver concluída poderá comparar os gastos realizados com os orçamentados para esta fase. Se estiver acima do orçamento, isso poderá indicar que existe uma tendência para ultrapassar o orçamento para todo o projecto. Se não tiver o orçamento discriminado nestas parcelas mais pequenas, será difícil determinar quanto esperava gastar na fase de Análise e quanto realmente gastou.