Utilize este processo simples para estimar a duração do projeto

Se todos os recursos trabalhassem no seu projecto 8 horas diárias, 100 por cento produtivas, seria fácil calcular a duração das actividades. Dividia o número de horas de esforço necessárias pelo número de recursos e pelo número de horas diária de trabalho. Por exemplo, se uma actividade foi estimada em 80 horas de esforço e tem uma pessoa para a realizar, trabalhando 8 horas por dia, a duração dessa actividade seria de 10 dias (80 / 1 / 8). Do mesmo modo, se fossem 4 pessoas a realizar a actividade a tempo inteiro, a duração seria de 2,5 dias (80 / 4 / 8).

No entanto, como bem sabemos, essas circunstâncias ideais não reflectem o modo como se trabalha na realidade. Existem muitos motivos para que a duração em dias de trabalho, seja diferente do cálculo simples de nº de horas de esforço divididas por 8. Para que a estimativa seja o mais realista possível deverá utilizar as seguinte técnicas:

  1. Estime o nº de horas produtivas por dia. O primeiro passo é determinar quantas horas produtivas por dia uma pessoa realmente trabalha no projecto. Uma regra simples é usar um factor de 6 a 6,5 horas produtivas diárias. Este valor toma em consideração o tempo gasto em actividades de carácter pessoal, social e de “arranque matinal”.
  2. Tenha em consideração a perda de produtividade dos recursos que trabalham em múltiplas tarefas. Se uma pessoa estiver a trabalhar em múltiplos projectos, necessita de considerar uma redução adicional de produtividade. Isto reflecte o facto de que se o trabalho está dividido em várias tarefas não relacionadas, a pessoa necessitará de tempo para terminar uma actividade e começar a outra. Por exemplo, se um recurso está a trabalhar em dois projectos, cada um envolvendo 20 horas semanais, isto poderá resultar numa redução de 10% de produtividade nos dois projectos.
  3. Determine quantos recursos serão aplicados em cada actividade. De um modo geral, quantos mais recursos utiliza na execução de uma actividade, mais rápido ela chegará a bom termo. Obviamente que dois recursos podem executar uma actividade mais rapidamente do que um só recurso (o que não significa duas vezes mais rápido). Por outro lado, adicionar indiscriminadamente recursos para trabalhar numa actividade poderá ter o efeito oposto ao que se pretende, levando a que a actividade demore ainda mais tempo. Aumentando o nº de recursos por actividade poderá causar uma maior complexidade na comunicação e dificuldade na coordenação do trabalho.
  4. Considere o número de dias úteis disponíveis. Tenha em consideração feriados, férias e formação. Isto não foi considerado no cálculo de horas diárias produtivas, uma vez que este tempo não produtivo deve estar contemplado e contabilizado no cronograma do projecto.
  5. Tenha em conta os recursos a tempo parcial. Se tem um recurso a 50 por cento do tempo, então levará a esse recurso no mínimo o dobro do tempo para realizar qualquer actividade individual.
  6. Calcule atrasos e tempos de espera. Algumas actividades têm um reduzido número de horas de esforço, mas uma longa duração. Por exemplo, se está a contar com recursos de fornecedores para começar uma actividade, então poderá ter que esperar até que o fornecedor esteja pronto. Outro exemplo típico é a duração necessária para ter a aprovação de um Deliverable. Pode estimar o esforço em apenas algumas horas, mas pode levar dias ou semanas até obter a aprovação final.
  7. Identifique constrangimentos dos recursos. Quando criou o plano de trabalho inicial, identificou as actividades que podem ser realizadas sequencialmente e as que podem ser realizadas em paralelo. Se tiver recursos suficientes, todas as actividades paralelas podem de facto ser executadas em paralelo. No entanto, se não tiver recursos suficientes (raramente terá), poderá concluir que algumas das actividades paralelas terão de ser executadas sequencialmente porque só podem ser realizadas pelo mesmo recurso. Como resultado, a duração irá estender-se para além do que inicialmente esperava.
  8. Documente todos os pressupostos. Não consegue saber sempre todos os detalhes do projecto, por isso é importante documentar os pressupostos em que baseou as suas estimativas.